関係者へ連絡
目次
用意するもの
- 連絡手段（下記のどちらでも可）
- 携帯メール
- パソコンメール
- 準備６で印刷した「持ち物チェックリスト」人数分
- 準備３で作成した地図
- 計画書を作る段階で清書します。
電話連絡はダメ
現在、連絡手段はたくさんありますが、電話連絡だけはしないようにしましょう。理由は、履歴が残らないからです。当日に忘れ物をする人の多くは、紙に書かずに頭で覚えようとする人です。連絡手段は履歴が必ず残るものにしましょう。
メールを使って連絡したほうが良い
メールは、故意に消さない限り必ず履歴が残るので連絡手段として最適です。ただ、メールを仲介する会社でなんらかのトラブルがあって送信が遅れたり、送信相手の仕事が忙しくてメールを見てなかったりするとやっかいです。これでは連絡したことにはなりません。
このようなことに対処するには、「届いたよ！」という確認メールを返信してもらいます。２日待ってもメールの返信が返って来なければ電話で確認すると良いです。電話にもでなければ、留守電に「電話して欲しい」という旨の伝言を残しておきます。それでも連絡が取れなければ、嫌われているのかもしれません（笑）諦めましょう。
人に見せるようの計画書を作成しておく
計画書と言っても、たいそうなものではないです。計画書として含めるものは、準備３で作成した地図を清書したものと、目的地をまわる順番と時間を文字にして書いた紙です。目的地をまわる順番と時間を文字にして書いた紙には、目的地の電話番号と宿泊する旅館の電話番号も書いておきます。
こうすることで、携帯電話なしで１人で迷ってしまったとしても、宿泊先や目的地へ連絡して場所を教えてもらえます。
あとは、注意事項や計画書の表紙をお好みで作成すればカッコイイ計画書ができます（笑）やってみると結構楽しいですし、良い思い出になります。特に卒業旅行をする学生さんには、おすすめします。一生の思い出になります＾＾
グーグルカレンダーを使って計画の成功率を上げる
グーグルカレンダーには、登録した計画を実施する３０分前や１時間前に、登録したメールアドレスへ通知してくれるサービスがあります。設定しておけば、出発日当日の集合時間１時間前に、自動的に関係者へメールを送ってくれます。その他にも、目的地滞在終了時間の３０分前にメールを送ってくれることもできるので、計画の成功率をグッと上げることができます。
○グーグルカレンダーの設定方法
- グーグルカレンダーの画面へ行きます。
- ログインします。
- 計画を入力します。
- カレンダーの設定を画面へ行きます。
- メールの通知設定画面へ行きます。
- 旅行参加者のメールアドレスを入力して、通知設定をします。
- メールアドレスが登録されたことを確認して、設定を保存します。
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